9 dicas para reuniões efetivas on-line

Recentemente, escrevemos um artigo popular sobre como ter reuniões efetivas. Algumas pessoas apontaram que as reuniões on-line exigem um conjunto especial de habilidades, e pode ser difícil seguir os mesmos conselhos que damos para reuniões em pessoa. Com tantas pessoas trabalhando em casa, parecia uma boa idéia abordar esses tipos de reuniões. Como trabalho principalmente em casa, uma boa porcentagem das minhas reuniões é feita usando videoconferência e compartilhamento de tela. Depois de fazer isso por vários anos, aqui estão algumas das principais dicas que eu oferecerei para as pessoas que estão começando a fazer reuniões on-line.

1. Fique focado

É fácil distrair-se ou tentar várias tarefas quando estiver em uma reunião on-line. Não faça isso. Especialmente se você estiver no vídeo, fique focado na reunião e não deixe seu cachorro ou criança entrar no escritório ou aparecer na câmera. Se você está fisicamente em uma reunião, sua presença dá-lhe alguns "pontos" para a atenção, mesmo se você está doodling ou olhando pela janela. Com uma reunião on-line, mesmo uma quantidade muito pequena de distração pode fazer você parecer que você não está prestando atenção.

Eu fiz videoconferências onde um indivíduo continuou ficando interrompido ou distraído com outros telefonemas, etc. Em uma videoconferência, ele aparece como 10 vezes mais profissional do que pessoalmente.

2. Obter a tecnologia certa

Suponha que a tecnologia vai ser um problema e dê várias opções e tempo suficiente para corrigir tudo. Aqui estão algumas coisas a considerar:

Reinicie seu computador com antecedência. Se você ocasionalmente precisa reiniciar seu computador para impedir que ele fique atolado, faça isso antes da reunião. Você não quer forçar todos a esperar enquanto você reinicia sua máquina.

Conecte 10 a 15 minutos cedo. Se houver algum problema, você quer ter certeza de que você sabe sobre eles antes do tempo. Isto é particularmente verdadeiro se você estiver usando um sistema de conferência web com o qual você está familiarizado. Pode haver uma pequena curva de aprendizado e pode haver algumas ferramentas que precisam ser baixadas e instaladas.

Possui informações de conexão alternativas disponíveis. Muitas soluções de conferência na web permitem que você use áudio em seu computador ou por telefone. Certifique-se de que você tenha as informações necessárias para se conectar de ambas as maneiras. Se os problemas de conexão tornam sua imagem de vídeo um pouco brusca, não é um grande problema, mas se as pessoas não conseguem entender o que você está dizendo, você não poderá contribuir.

Certifique-se de que sua conexão com a internet não esteja saturada. Não tente fazer uma videoconferência enquanto outra pessoa está tentando fazer o upload de um DVD inteiro de dados. Na maioria dos lugares, a velocidade de upload é o seu gargalo, mas funciona de ambos os modos. A voz é especialmente sensível à sua velocidade de conexão, então, se você tiver problemas, tente usar um telefone para a conexão de voz, pelo que, no mínimo, você pode ouvir e ouvir-se com clareza.

Tenha uma conexão de backup com a qual você pode mudar facilmente. Se você fizer muita videoconferência em casa, provavelmente vale a pena ter uma conexão de backup de internet. Em muitos lugares, você pode obter uma linha DSL por US $ 15 a US $ 30 por mês. No entanto, só é útil se você sabe como mudar para ele rapidamente no caso de algo cair.

Desligue outros programas. Não tente fazer uma videoconferência enquanto o seu aplicativo de edição de vídeo ou um monte de arquivos grandes do Photoshop estiverem abertos. Feche os programas que você não precisa. Isso diminuirá a chance de seu computador falhar e aumentar os recursos disponíveis para fazer a videoconferência.

Use um no-break. Você não quer se desativar se a energia for apagada e voltada. Certifique-se de ter toda a sua cadeia de comunicação conectada ao backup da bateria. Se o seu computador estiver no backup da bateria, mas o seu modem a cabo não é, você ainda possui um link fraco se a energia apagar.

3. Acompanhe um resumo de e-mail

Em uma reunião real, algumas das peças valiosas ocorrem após a conclusão da reunião. As pessoas falam sobre o que vão fazer, esclarecem compromissos, etc. Tente recriar isso se puder. Enviando um resumo de e-mail sobre as decisões tomadas e quem se comprometeu com o que ajudará a garantir que não haja mal-entendidos e ajude a criar um registro que todos possam usar.

4. Argumento educadamente

Como Brian ressalta, argumentar pode ser bom para as reuniões, mas você não pode argumentar da mesma forma em uma videoconferência que você pode, pessoalmente, sem se tornar um idiota. Você ainda deve argumentar. Como dissemos, a parte mais importante de uma reunião está trabalhando com desentendimentos e idéias de malhas. Ainda assim, você precisa ter muito cuidado para ser educado, pois está em desvantagem quando se trata de comunicação não verbal. Sua linguagem corporal e sua postura também não serão transmitidas através da câmera de vídeo, como eles fazem pessoalmente, então a maneira como você diz que as coisas se tornam muito mais importantes.

Aqui estão algumas maneiras de discutir educadamente:

Indique a posição da outra pessoa com empatia. Isso ajuda a mostrar que você entende o que eles estavam dizendo. Adicionando frases como "Eu vejo por que você acha que isso é importante" e "Posso ver o valor nisso da perspectiva do XYZ". Mostrar que você entende a posição de alguém e a importância de sua posição é uma maneira muito valiosa de fazer com que eles entendam seu Ponto de vista porque evita que seja defensivo.

Fique focado na questão - não nas pessoas. Tenha muito cuidado para não fazer nada que pareça um ataque pessoal.

Aguarde para indicar sua posição. Não comece a falar com uma ideia meio formulada. Não é razoável escrever algumas palavras descrevendo seu argumento antes de começar a conversar. Lembre-se, você está em uma desvantagem de comunicação não verbal, então sua comunicação verbal deve ser clara e convincente.

Dirija-se a qualquer hostilidade, mesmo que seja menor. Dizendo coisas como: "Eu sei que você sente fortemente sobre isso e aprecio sua paixão" pode ajudar a manter as coisas focadas nas idéias e ajudar a difundir a hostilidade entre os indivíduos.

Planejar com antecedência. Se você sabe que alguma discussão provavelmente se tornará controversa, planeje com antecedência. Se você sabe que Joe pode ficar bravo com sua idéia, mas Susan apoia isso, fale com Susan antes do tempo. Talvez você possa apresentar partes da sua posição, então Joe não está focado em uma pessoa. Talvez Susan possa apresentar a idéia porque ela tem uma melhor relação de trabalho com Joe e estará na mesma sala com ele, então ela não está na desvantagem da comunicação não-verbal.

Acompanhe pessoas no telefone. Um rápido telefonema para algumas pessoas após a reunião pode ser valioso para garantir que não haja ressentimentos. Isso pode ajudar a replicar algumas das interações que ocorrem após uma reunião em pessoa ocorre quando as pessoas retornam às mesas.

5. Venha preparado

Certifique-se de ter tudo preparado antes da reunião. A videoconferência tenderá a ampliar qualquer falta de preparação da sua parte, então tenha certeza de que possui documentação ou arquivos onde você pode obtê-los facilmente sem ter que olhar ao redor. Na vida real, inclinar-se para olhar na sua pasta pode não ser um grande problema, mas se você desaparecer da tela para conseguir algo, pode fazer você parecer que você não fez seu trabalho de preparação. Na maioria das vezes, você não quer desaparecer da tela se puder ajudar.

6. Olhe para a câmera

Os melhores sistemas de videoconferência permitem que você olhe para as pessoas enquanto olha diretamente para a câmera. Faça o melhor para posicionar sua câmera de vídeo com isso em mente. Se você está olhando para a esquerda na imagem de outras pessoas e a câmera de vídeo está à direita, parece que você está apenas olhando para o lado. Se você não pode ver os dois, geralmente é uma boa idéia olhar sua câmera para dar a todos no outro contato final de olho. Se a sua tela mostrar uma visualização de sua imagem, tente posicionar a câmera e a janela, então parece que você está se olhando nos olhos.

7. Fundo limpo e sem distração

Esteja bem consciente do que está atrás de você ou de sua mesa na sua frente. Tente manter seu escritório limpo e livre de problemas. Tenha muito cuidado para que as pessoas andem atrás de você. Pode ser uma distração, parece não profissional e eles podem acabar fazendo algo embaraçoso. Os programas de notícias gostam de mostrar todos os seus analistas trabalhando duro atrás deles em seus computadores. Uma recente transmissão de notícias financeiras mostrou um trabalhador olhando fotos de maiô no monitor em segundo plano. Idealmente, você quer que sua mesa esteja posicionada para que as pessoas não possam caminhar atrás de você. Se você trabalha em casa, você não quer um dos seus filhos correndo em segundo plano.

8. Use uma boa câmera

Embora a câmera embutida em seu laptop possa funcionar, você provavelmente terá melhor qualidade com uma câmera externa. Eu uso uma câmera de vídeo DV enganchada no meu computador com firewire e produz resultados muito agradáveis. Pode aproveitar você para levar algum tempo para entender como o equilíbrio do branco funciona em sua câmera. Eu fiz algumas reuniões on-line com pessoas que parecem apenas passar 10 horas em uma cama de bronzeamento, porque a câmera faz com que os tons de pele parecem vermelhos brilhantes. Embora não seja um grande problema, quanto mais profissional você pode olhar, melhor. Outro recurso que gosto da minha câmera é o zoom de controle remoto. Isso torna mais fácil para mim enquadrar a imagem sem ter que alcançar a câmera ou deixar a imagem.

Certifique-se de que tem luz suficiente. Se a sua câmera tiver uma luz embutida, tente ligá-la. Abrir a sombra ou ligar outra lâmpada pode fazer uma grande diferença na boa aparência da imagem para os outros participantes.

9. Fim no horário

Você quer que as pessoas apareçam a tempo para sua reunião importante. Você precisa dar-lhes o mesmo nível de respeito e terminar quando você diz que vai acabar. Se você permanecer no topo do cronograma da agenda, o fim do tempo não deve ser muito difícil e o fim do início também é uma coisa boa.