Guia de compra: 5 deve ter produtos para cada sala de reunião de videoconferência

Guia de compra: 5 deve ter produtos para cada sala de reunião de videoconferência

Eu li esta manchete de um artigo recentemente "Nunca julgue um livro pela capa, mas sempre julgue uma empresa por suas salas de conferência" - e pensei comigo mesmo, isso é muito duro. Mas, na realidade, as suas salas de conferências (e espaços para reuniões) dizem muito sobre a sua empresa…

Por exemplo, as cores e os móveis podem ser muito formais ou casuais; eles podem ser grandes, pequenos ou até apertados; eles podem ser muito básicos (apenas uma mesa e cadeiras) ou cheios de tanta tecnologia que é difícil se concentrar. Eles podem ter um "look in vivo" ou parecer que ninguém o usou há séculos. Em cada um desses casos, qualquer um que trabalhe para você ou que venha ao seu escritório para reunião começará a sentir a sua empresa.

Embora haja centenas de decisões a tomar com relação às suas salas de conferência e espaços de reunião, vamos nos concentrar no lado da tecnologia - porque acreditamos que cada sala de conferência ou espaço de reunião precisa estar habilitado para vídeo. O preço caiu tão drasticamente para hardware e serviços, que não faz mais sentido não permitir seus quartos.

Então, o que é necessário? O que você realmente precisa para os seus quartos para tornar o tanto fácil de usar e rentável para a empresa? A seguir estão os principais produtos - sem eles, você não vai obter o benefício - então vamos mergulhar direto.

# 1: a plataforma de videoconferência

Você tem que começar em algum lugar, e o melhor lugar para começar é o software e os serviços que você usará em sua empresa. Qualquer pessoa de suporte de tecnologia lhe dirá para padronizar uma solução - o que significa - não complicar as coisas com várias aplicações diferentes. Pessoalmente, acreditamos que se trata de duas soluções, Zoom ou RingCentral . Sim, existem outras soluções, Microsoft , Google , GoToMeeting e outras têm ótimas plataformas - mas em nossa opinião, a Zoom e a RingCentral representam a solução mais completa com o melhor preço global.

E há uma maneira fácil de determinar qual dessas duas soluções você escolher - Você quer que a "voz" integrada (ou as linhas de voz do seu negócio) seja incluída. Se assim for, sua escolha seria RingCentral, se não, então Zoom.

Ambos fornecem a mesma experiência, recursos e funções de videoconferência. Porque o RingCentral utiliza o Zoom como provedor de videoconferência. Eles agregam valor à plataforma Zoom, fornecendo também serviços somente de voz - permitindo que você combine voz e vídeo em uma única solução. Se você não estiver procurando por esse tipo de solução (uma única opção para ambos), o Zoom é sua melhor opção.

Em ambos os casos, a partir de uma sala de conferência ou perspectiva de espaço de reunião, é exatamente o mesmo tipo de produtos e configuração.

# 2: controles de ambiente

Em vez de ficar preso em câmeras e áudio logo de cara, acreditamos que é muito melhor se concentrar em como você controla a sala. Embora varie com cada plataforma de videoconferência, a única coisa que não muda é o requisito de ter um computador para controlar as funções. Lembre-se, mesmo com todas as inovações tecnológicas dos últimos anos, você ainda precisa de poder de processamento dedicado para garantir que sua videoconferência funcione corretamente.

Pessoalmente, acreditamos que você precisa colocar o máximo de potência possível dentro de seus quartos, e é por isso que padronizamos todos os nossos kits no Intel Skull Canyon i7 . Esta pequena forma (8 "x 5" x 1 "), computador sem ventoinha foi projetada para uso em jogos - o que significa que está pronta para qualquer aplicação intensiva que você jogue nela. Ela se encaixa bem na parte direita da tela, conexão de rede direta, wifi e bluetooth, e pode controlar facilmente dois monitores.Temos testado vários computadores de fator de forma pequeno, e o Skull Canyon é absolutamente cabeça e ombros acima de todos eles.

Depois do computador da sala, precisamos ter um combo padrão de teclado / mouse (bluetooth) como dispositivo de entrada e, no caso do Zoom Rooms / RingCentral, temos um console para controlar a plataforma da sala de conferência.

O Room Console é um iPad Apple dedicado com o aplicativo Zoom Rooms carregado. Está configurado para controlar o aplicativo Zoom e o equipamento dentro da sala. Iniciando, parando, adicionando participantes, outras funções da sala são totalmente controladas com o console, juntamente com algumas funções de vídeo e áudio. Embora este seja um iPad, e pode executar outros aplicativos, é realmente um propósito "construído" para o ambiente, e deve ser tratado como tal.

Configurado adequadamente, este combo de produtos controlará todos os aspectos da sua videoconferência - desde o início / interrupção da reunião, o que é compartilhado na tela, câmera e áudio. Do nosso ponto de vista, ter uma configuração consistente de produtos para controles de sala é importante - porque você quer que ela funcione perfeitamente, independentemente de qual sala ou local em que alguém esteja em sua empresa. É por isso que padronizamos esses produtos e todos os kits têm os mesmos produtos.

# 3: câmera

Quando falamos sobre outros Guias de Compra, a sala e a finalidade decidirão qual câmera a câmera comprará. Nem todos os quartos são criados iguais, alguns quartos são longos e estreitos, alguns são grandes e quadrados, outros são espaços aconchegantes em um espaço de escritório aberto. Junto com isso, algumas salas são usadas com mais frequência para reuniões de atualização ou de equipe, enquanto outras são usadas para equipes de projeto ou vendas como salas de guerra, e outras ainda são espaços de treinamento dedicados.

Ao combinar a câmera com a sala e o uso, você primeiro diminuirá suas opções e, segundo, terá um tempo muito mais fácil para avaliar uma câmera em relação à outra - seja como um "coque" entre duas câmeras ou apenas comparando recursos e funções .

Considerações importantes para uma câmera incluem o Campo de Visão (FOV), funcionalidade PTZ, recurso de zoom, resolução e como todos esses são controlados. Muitas câmeras vêm com algum tipo de controle remoto, seja um controle físico ou software, para controlar o ponto de vista da câmera. Por exemplo, o AVer CAM520 vem com um controle remoto que pode ser programado com até 10 "presets". Isso permite que você altere rapidamente a visão da câmera, pressionando um único botão - o que é útil quando você tem uma sala e quer garantir que você possa se concentrar em uma única pessoa dentro da sala, ou possivelmente em algo como uma lousa.

Ao olhar para as câmeras, nem sempre é aquela com as melhores "especificações" que vence, deve ser a que melhor combina com a sala e a finalidade.

# 4: Audio

Algumas pessoas ficam confusas quando dizemos "áudio", porque estão acostumadas a falar "linhas telefônicas" ou linhas de conferência. A videoconferência é um pouco diferente. Embora alguém possa "discar" para uma videoconferência, na maioria dos casos, as pessoas se conectam por meio de sua própria conexão de rede, e a videoconferência, em última instância, é um serviço de "rede".

Com a videoconferência, é extremamente importante que o áudio seja claro e direto. Como participante (não na sala), você quer que eles tenham uma sensação "no quarto" - sem isso, você perde um dos principais benefícios da videoconferência. Para criar essa sensação no quarto, todos dentro da sala precisam ser ouvidos (quando apropriado) e outros ruídos precisam ser eliminados. Não há nada pior do que ter o som de papéis sendo embaralhados ou o laptop movendo-se sobre a mesa, sendo ouvido pelas pessoas falando. Ou, não sendo capaz de ouvir alguém nos alto-falantes do quarto.

O seu sistema de áudio precisa ser gerenciado facilmente, o volume do alto-falante, o silenciamento, etc. são funções importantes para ajustar o áudio para a sala e para a própria reunião. Embora tenhamos utilizado tradicionalmente áudio de mesa, o que é perfeito para quase qualquer espaço de reunião, estamos começando a ver uma mudança para um áudio mais "instalado". Estes podem ser um pouco mais complexos (embora tenhamos visto o fator de complexidade diminuir ao longo dos anos) do que os de mesa, mas eles também podem fornecer uma experiência melhor para os participantes das reuniões on-line e on-line. O primeiro benefício é a cobertura total da sala com microfones - você pode ter todos os microfones disponíveis ou pode silenciar microfones específicos. A outra vantagem é a limpeza da sala em comparação com o áudio de mesa com microfones de extensão. Toda a fiação e os cabos estão fora de vista, a mesa é basicamente um espaço aberto sem nenhuma confusão adicional.

A próxima geração de produtos de áudio será menor, mais integrada e terá melhor filtragem e controle. A maioria será automática, controlada por software interno - mas também haverá controles integrados, aquele software de área que o organizador da reunião pode controlar.

A principal coisa a lembrar com o áudio da sala é duas coisas: cobertura de mic para áudio claro para participantes on-line e cobertura de alto-falante para aqueles dentro da sala. Depois disso, muda para funções específicas do seu quarto ou situação.

Nota especial: Se você está treinando / ensinando, você desejará expandir sua pesquisa de produtos para incluir microfones de apresentador - que vêm em todos os tipos e tamanhos. A chave é certificar-se de que eles sejam especificamente criados para uso em videoconferência e sintonizados em comunicações de voz.

# 5: display

Embora este seja o último dos produtos que discutiremos, isso não significa que seja o menos importante. O que temos encontrado no que diz respeito à exibição de sala é isso - a menos que você precisar de uma exibição interativa (e os preços dos que estão caindo), é quase tão fácil de comprar aqueles localmente. O envio de displays é complicado e caro. Eles podem ser danificados facilmente durante o trânsito, e isso significa atrasos com retornos e envio cruzado. Nós nos concentramos exclusivamente em displays interativos por causa disso. Você pode ir ao seu revendedor local de eletrônicos e obter displays de 75 "+ 4K UltraHD e buscá-los ou entregá-los localmente.

Nossos kits de sala geralmente não incluem displays, embora criemos mais e mais kits que incluem uma tela interativa. Portanto, dependendo das suas preferências e de como você deseja usar seu quarto, talvez seja melhor comprar suas exibições localmente. Sugerimos comprar a mais alta qualidade que você pode pagar, e se você quiser dois monitores, pegue dois da mesma tela.

Em resumo, você merece o melhor para sua nova sala de videoconferência, que se adapta ao orçamento e estilo de trabalho de sua empresa. Lembre-se, é mais fácil gerenciar e oferecer suporte a um número limitado de "configurações", e será mais fácil para seus funcionários usar as salas se elas forem muito semelhantes na configuração. Compre tanto para o quarto combinado com o propósito, e você não irá errar.

E se você tiver alguma dúvida, entre em contato conosco.