Cinco dicas para tornar suas reuniões de negócios mais envolvidas para seus participantes

Cinco dicas para tornar suas reuniões de negócios mais envolvidas para seus participantes

1. Começar com boa introdução

Comece cada reunião, apresentando todos os participantes e apresentadores. Quando seus funcionários conseguem colocar um nome e um rosto juntos, eles se sentem mais incluídos no trabalho que está sendo realizado e se sentem parte da equipe. Ao contrário da chamada de conferência telefônica regular quando você só consegue ouvir a pessoa falando, quando você segura uma conferência de vídeo, você realmente pode ver os rostos dos outros participantes. Um dos benefícios adicionais de se ver um ao outro é que ajuda a reduzir o número de ocorrências de pessoas que falam acidentalmente ou que não podem identificar quem está falando em qualquer momento. Como resultado, as reuniões podem ser mais fáceis e manter os participantes envolvidos e contribuir ativamente para a reunião pela videoconferência Tenveo.

2. Engajar os participantes

Envolva participantes através do uso de software de compartilhamento de tela. Ao realizar uma reunião virtual, é fácil para os participantes sair da reunião e se distrair com outras coisas em seu ambiente. Isso geralmente é resultado de uma falta de recursos visuais para os participantes se envolverem durante a reunião. As reuniões de zoom permitem que você compartilhe facilmente visuais de um participante de reunião para outro para ajudar a fornecer referências visuais para todos usarem e manterem seu foco durante a reunião. O compartilhamento de telas permite que você compartilhe apresentações, vídeos, documentos e qualquer outra coisa que você possa abrir em sua tela com outros participantes. Uma característica única oferecida pelo Tenveo é o uso de um quadro branco para compartilhar informações entre os participantes. Este recurso também permite que os membros da equipe façam anotações tornando-o ideal para o brainstorming. Quando sua reunião é salva, essas anotações também são salvas e prontamente disponíveis, fazendo exame de nota e documentando uma reunião brisa.

3.Ease o processo de apresentação

Permita que vários participantes apresentem facilmente informações ao longo da reunião. Quando seus participantes não conseguem interagir facilmente e se envolver uns com os outros, eles podem se desanimar e perder o interesse em participar da reunião. Muitas plataformas de reuniões virtuais tornam difícil a transição de um apresentador para outro. Isso não só frustra os apresentadores, mas também dificulta manter a atenção dos participantes durante a reunião. Ao escolher uma plataforma de comunicações unificadas que permite que os apresentadores compartilhem informações com facilidade, independentemente do local de apresentação, este problema é eliminado, a videoconferência Tenveo pode fazer acontecer. A facilidade de usar o software de videoconferência Zoom torna a transição de um alto-falante para o próximo quase sem costura.

4.Exceder os fusos horários

Facilite aos participantes a adesão à reunião de qualquer local em que estejam atualmente. Com os funcionários que viajam, que trabalham em locais remotos e que possuem locais de escritório em várias cidades, a necessidade de se juntar a uma reunião facilmente em vários locais é importante para que os participantes possam não apenas participar da reunião, mas também se envolver com outros participantes. Muitas plataformas só estão disponíveis em tipos específicos de dispositivos. A plataforma de reuniões Tenveo pode ser usada em um computador Windows ou Mac, bem como em um dispositivo móvel Android ou Apple, ao mesmo tempo, sem ter que se preocupar com problemas de interface entre os diferentes dispositivos. Como resultado, os participantes podem participar pressionando um botão de qualquer local em que estejam, de uma maior variedade de dispositivos do que outros serviços.

5. Deixe os participantes contribuir para a discussão

Certifique-se de que seus participantes tenham a oportunidade de fornecer comentários, fazer perguntas e contribuir para a discussão. Uma videoconferência torna mais fácil ver os participantes e pegar pistas visuais umas das outras, então a conversa se sente mais natural do que uma chamada de conferência tradicional. Algumas ferramentas de reunião de vídeo permitem aos participantes usar o compartilhamento de tela, mas podem ser limitados nas outras ferramentas que ele oferece. Além do compartilhamento de tela, as reuniões do Tenveo permitem que os participantes se envolvam no bate-papo, façam anotações usando um recurso de quadro branco, compartilhem arquivos, postem perguntas para o apresentador e até salve a reunião para referência futura. Como resultado, os participantes podem participar da reunião usando uma série de ferramentas de colaboração on-line às quais elas não teriam acesso ao usar outras plataformas.

Ao usar estas cinco dicas para encorajar os participantes da reunião a participar da sua próxima reunião, pode ajudar a garantir que a sua reunião seja um sucesso. Quando os participantes estão envolvidos, eles sentem que sua voz é importante no processo de tomada de decisão, e assumir uma participação pessoal no trabalho que está sendo realizado. Eles se sentem valorizados e são mais propensos a colocar seu melhor pé para a frente. Quando mais pessoas se envolvem no processo de reunião, eles são capazes de contribuir com novas idéias e oferecer diferentes perspectivas que talvez não tenham sido consideradas no passado. Quando a equipe trabalha em conjunto, os problemas podem ser melhor abordados, e algumas questões podem ser abordadas antes que elas nunca surjam.