Como: Organizar uma reunião online bem sucedida

Se você executar o seu negócio a partir de diferentes cidades e possivelmente países, você entende a necessidade de software de conferência e reunião on-line. Programas como Reunião Tenveo e Infinite Conferencing revolucionaram reuniões para grandes empresas e organizações. O USPS, Escritório dos Correios dos Estados Unidos, tem muitos locais rurais, fora do caminho. Esses escritórios de correios utilizam programas de software similares para reuniões de treinamento e de massa. Esses programas são muito simples de criar, agendar e organizar uma reunião.

O problema com essas reuniões é o mesmo problema de qualquer reunião: como você consegue que as pessoas participem da sua reunião e como você mantém sua audiência interessada durante toda a reunião?

Participantes convidados

Muitos desses programas de reunião on-line oferecem recursos de convite de e-mail que você pode usar para convidar as pessoas que você gostaria de juntar-se à sua reunião. Muitos sabem como enviar emails em massa e, com os avanços de programas de e-mail e integrações com essas ferramentas de conferência, você pode convidar pessoas com apenas alguns cliques. Destaque, corte e cole o URL da reunião no corpo do seu e-mail quando envia seus convites. Esses programas levarão instantaneamente o participante para a sala virtual para a reunião para que todos os participantes tenham que fazer é clicar no link dentro do e-mail.

Uma reunião on-line com vários computadores baseada em Web e habilitada para java, é simples usar esses programas de software. Cada software solicitará algumas informações básicas, como o horário e a data em que deseja sua reunião e, em seguida, gerará um URL para a reunião. Você pode então cortar e colar o link da reunião em um e-mail ou outra mensagem eletrônica para as pessoas participarem.

Quando as pessoas clicam no link, uma janela com base em java é aberta com alguns controles como microfone, teclado, caneta, caixas de texto e highlighters. O moderador, aquele que criou a reunião, é capaz de controlar esses aplicativos para os convidados da reunião. Normalmente, uma apresentação é usada junto com o software da reunião para que os participantes tenham um guia para seguir o que está sendo compartilhado na reunião.

Pratique muito

Menina que pratica sua reunião on-line Pode parecer boba, mas ensaiar o que você quer dizer é uma boa idéia. Isso fará com que o seu encontro flua com mais facilidade e permita tempo para limpar todos os erros da sua apresentação. Seu objetivo, afinal, é fazer com que seu público ouça você ativamente e não passivamente. Sua apresentação é um esboço de informações e não a reunião inteira. Com uma reunião on-line, você está garantido para perdê-los se você não fizer mais do que ler exatamente o que está na tela. Praticando o que você quer dizer e use sua apresentação como um esboço e não a reunião inteira.

Programe com cuidado, menos é mais

Seu negócio é executado na velocidade dos negócios. Quanto mais você manter seus funcionários em uma reunião, menos interessados serão. Mantenha sua reunião curta, doce e se você tiver uma agenda, fique atento ao cronograma. Tente deixar as coisas em sua apresentação sempre que possível, isso ajudará você a tornar sua reunião interessante desde o primeiro segundo até o último.

Se você gostou deste artigo e gostaria de aprender mais sobre a organização de reuniões on-line decentes, também recomendamos que você leia o artigo de Tenveo com dicas de reunião on-line.