Organizar uma conferência? Aqui estão algumas dicas para enfrentar o desafio

Como gerenciar um evento

Organizar uma conferência de pesquisa pode ser o desafio. Alguns podem até mesmo aconselhá-lo a não fazê-lo. Mas também é uma oportunidade incrível e uma experiência gratificante.

Juntar um evento bem sucedido não precisa ser uma luta difícil. Você apenas para lembrar três regras de ouro: planeje com antecedência, rodeie-se de uma ótima equipe e saiba por que você está fazendo isso!

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo nesta aventura.

1. Falhar ao planejar está planejando falhar

Não se apresente na logística. Antes de começar a reservar o local e chamar atendedores, você precisa levar algum tempo para se preparar para sua conferência.

Isso irá poupar-lhe muito estresse e evitar surpresas de última hora.

Imagine o que você deseja que sua conferência pareça. Quem vai participar? Que tipo de evento será? Que tipo de experiência você quer oferecer aos delegados?

Em seguida, entre em detalhes. Quantos participantes haverá? Quantas submissões você receberá? Quantos dias durará?

Se você puder, entre em contato com os organizadores anteriores para coletar informações dos anos anteriores. Isso o ajudará a definir um orçamento realista.

E lembre-se de que é impossível antecipar cada pequena coisa. Sempre haverá alguns problemas que você não esperava e está tudo bem. Apenas planeje isso também.

2. Existe força em números

Do programa à logística, finanças e marketing, a organização de uma conferência envolve múltiplos aspectos que exigem experiência. Rodeando-se com uma boa equipe irá ajudá-lo a realizar as diferentes tarefas de forma mais eficiente, sem se surpreender. Isso também permitirá que você se concentre nos objetivos principais: conteúdo excelente, alto-falantes e participantes comprometidos.

Escolha sua equipe com cuidado. Procure por jogadores de equipe entusiasmados, organizados e dirigidos, o comitê organizador não deve ter muitos membros, para manter a tomada de decisões e a coordenação harmoniosa. Jonathan Khan descobre que três é um bom número. Tudo depende do tamanho da sua conferência e quanto tempo você tem em suas mãos.

Aprenda a delegar. Você pode atribuir comissões a várias áreas de responsabilidade: logística (local, acomodação, A / V, catering, transporte), programa técnico, palestrantes, finanças e patrocinadores, registro, marketing (comunicação, PR, website, redes sociais ...). Em cima dos principais organizadores, você pode inscrever voluntários para ajudá-lo no dia da conferência ou com tarefas menores. Os alunos muitas vezes vêem isso como uma boa oportunidade e ajudam felizmente.

Se você tem o orçamento, considere contratar um PCO ou um escritório de conferência. Sendo um acadêmico, o gerenciamento de eventos não é necessariamente o seu forte. Esses profissionais são especialistas na organização de conferências acadêmicas. Eles fornecerão ajuda mais valiosa especialmente com o lado logístico das coisas.

3. Tecnologia de abraço

Há tantas maneiras de aproveitar o poder da tecnologia.

Em primeiro lugar, use um sistema de gerenciamento abstrato para coletar, revisar pares e aceitar envios e gerenciar seu programa. Sim, estamos tendenciosos, mas não podemos enfatizar o suficiente quanto tempo você vai economizar!

Durante a conferência, certifique-se de que todos os quartos tenham o equipamento A / V adequado e que esteja funcionando! E lembre-se, este é o século 21! Praticamente todo mundo carrega um laptop, um smartphone ou um tablet e quer ter acesso à Internet. O Wifi pode ser um problema importante nas conferências. Certifique-se de verificar antecipadamente com o local que eles fornecerão wifi com banda larga suficiente.

Você também pode usar aplicativos móveis para melhorar a experiência dos delegados. Existem muitos aplicativos lá fora, para ajudar a rede de participantes, navegar na conferência, criar sua própria agenda, etc.

4. Escolha seus alto-falantes com cuidado

Encontrar o falante principal é crucial, mas pode ser complicado. Um bom orador principal atrairá delegados e estabelecerá o tom para sua conferência de pesquisa.

Pense em que tipo de falantes e apresentações você deseja. Visar a diversidade. Convide pesquisadores bem conhecidos e pesquisadores júnior, e tente ter um bom equilíbrio de gênero.

Certifique-se de ter um plano B caso seus alto-falantes cancelem!

5. Mantenha-os informados

Você precisa elaborar um plano de comunicação eficiente. Implementar uma estratégia sobre o conteúdo que você vai compartilhar, quando e a quem. No seu site, publique entrevistas, postagens de blog, fotos, programas, anúncios de falantes ... atualize seu conteúdo regularmente para criar alguma emoção.

Mantenha contato com seus delegados e seus alto-falantes. Você pode usar ferramentas como o Mailchimp para enviar emails em massa para seus delegados. Certifique-se de obter todos os detalhes e instruções necessários sobre sua conferência: endereço do local, datas, diretrizes, detalhes de contato, conselhos ...

Uma boa comunicação também é importante durante a conferência. Adicione placas para apontar os participantes para as salas de apresentação, a mesa de inscrição, as áreas de almoço ou os banheiros. Faça alguns anúncios durante o dia para informar os delegados sobre o desenrolar do evento e ter voluntários e membros do pessoal disponíveis para responder perguntas e orientar os delegados. E não se esqueça de agradecer! Envie um email aos delegados e uma nota escrita aos falantes, membros do comitê e voluntários para agradecer sua contribuição.

6. Facilitar a rede As redes são uma das principais razões pelas quais os pesquisadores participam da conferência. Seu trabalho é ajudá-los a conhecer pessoas interessantes. Como? Em primeiro lugar, certifique-se de reservar tempo suficiente para oportunidades e discussões em rede. Não coloque seu programa com apresentações - crie muitas sessões de breakout e café para permitir que os delegados respirem e conversem. E escolha uma configuração apropriada para os quartos "sociais": tenha sofás e cadeiras para que as pessoas se sentem e conversem. Organize eventos sociais como festas, cocktails e jantares. Você também deve considerar executar alguns experimentos para promover a participação, como a organização de "desconfias" e fazer uso de aplicativos móveis legais para incentivar a criação de redes. Conclusão Organizar uma conferência acadêmica envolve uma multiplicidade de tarefas, a maioria das quais não tem nada a ver com a academia. Você precisará ser organizado para acompanhar todos eles. Se você está organizando uma conferência pela primeira vez, procure algum conselho de organizadores ou profissionais do passado, desde que você consiga obter seus patos na fila e tenha nossas dicas em mente, você estará no bom caminho para um evento bem sucedido!

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