Dicas para suas reuniões de negócios

Dicas para suas reuniões de negócios

1. Comece com boa introdução

Comece cada reunião apresentando todos os participantes e apresentadores. Quando seus funcionários conseguem colocar um nome e um rosto juntos, eles se sentem mais incluídos no trabalho que está sendo realizado e se sentem parte da equipe. Ao contrário das chamadas telefônicas convencionais, quando você só consegue ouvir a pessoa falando, quando você realiza uma videoconferência, é possível ver os rostos dos outros participantes. Um dos benefícios adicionais de ver um ao outro é que ele ajuda a reduzir o número de casos de pessoas que falam acidentalmente umas sobre as outras, ou não é capaz de identificar quem está falando em um determinado ponto no tempo. Como resultado, as reuniões podem ser mais fáceis e manter os participantes engajados e contribuindo ativamente para a reunião pela videoconferência da Tenveo.

2.Engage os participantes

Envolva os participantes através do uso de software de compartilhamento de tela. Ao realizar uma reunião virtual, é fácil para os participantes saírem da reunião e se distraírem com outras coisas em seu ambiente. Isso geralmente é resultado da falta de recursos visuais para os participantes se envolverem durante a reunião. As reuniões do Zoom permitem que você compartilhe visuais facilmente de um participante da reunião para outro, para ajudar a fornecer referências visuais para todos usarem e manterem o foco durante a reunião. O compartilhamento de tela permite compartilhar apresentações do PowerPoint, vídeos, documentos e qualquer outra coisa que você possa abrir na tela com outros participantes. Um recurso exclusivo oferecido pela Tenveo é o uso de um quadro branco para compartilhar informações entre os participantes. Esse recurso também permite que os membros da equipe façam anotações, tornando-o ideal para o brainstorming. Quando sua reunião é salva, essas anotações também são salvas e prontamente disponíveis, fazendo anotações e documentando uma reunião sem problemas.

3. facilitar o processo de apresentação

Permita que vários participantes apresentem facilmente informações durante a reunião. Quando seus participantes não são capazes de interagir e interagir facilmente, eles podem ficar desencorajados e perder o interesse em participar da reunião. Muitas plataformas de reuniões virtuais dificultam a transição de um apresentador para outro. Isso não só frustra os apresentadores, mas também torna difícil manter a atenção dos participantes durante a reunião. Ao escolher uma plataforma de comunicação unificada que permite aos apresentadores compartilhar informações facilmente, não importa de qual localidade eles estão apresentando, esse problema é eliminado, a videoconferência Tenveo pode fazer isso acontecer. A facilidade de usar o software de videoconferência Zoom faz com que a transição de um alto-falante para o próximo seja quase perfeita.

4. Ir além dos fusos horários

Facilite a participação dos participantes na reunião de qualquer local em que estejam atualmente. Com funcionários viajando, trabalhando em locais remotos e tendo escritórios em várias cidades, a necessidade de participar facilmente de uma reunião em vários locais é importante para que os participantes possam não somente participar da reunião, mas também se envolver com outros participantes. Muitas plataformas estão disponíveis apenas em tipos específicos de dispositivos. A plataforma de reuniões Tenveo pode ser usada em um computador Windows ou Mac, bem como em um dispositivo móvel baseado em Android ou Apple ao mesmo tempo, sem ter que se preocupar com problemas de interface entre os diferentes dispositivos. Como resultado, os participantes podem participar com o apertar de um botão de qualquer local em que estejam, a partir de uma variedade maior de dispositivos do que outros serviços.

5. Deixe os participantes contribuírem para a discussão

Certifique-se de que seus participantes tenham a oportunidade de fornecer feedback, fazer perguntas e contribuir para a discussão. Uma videoconferência facilita a visualização dos participantes e a captação visual uns dos outros, por isso a conversa parece mais natural do que uma chamada de conferência tradicional. Algumas ferramentas de videoconferência permitem que os participantes usem o compartilhamento de tela, mas podem ser limitados nas outras ferramentas oferecidas. Além do compartilhamento de tela, as reuniões da Tenveo permitem que os participantes conversem uns com os outros, façam anotações usando um recurso do quadro branco, compartilhem arquivos, publiquem perguntas para o apresentador e até mesmo salve a reunião para referência futura. Como resultado, os participantes podem participar da reunião usando várias ferramentas de colaboração on-line às quais não teriam acesso ao usar outras plataformas.

Ao usar essas cinco dicas para incentivar os participantes da reunião a participar da próxima reunião, você pode garantir que sua reunião seja um sucesso. Quando os participantes estão engajados, eles sentem que sua voz é importante no processo de tomada de decisão e assumem uma participação pessoal no trabalho que está sendo realizado. Eles se sentem valorizados e são mais propensos a colocar seu melhor pé em frente. Quando mais pessoas participam do processo de reunião, elas podem contribuir com novas idéias e oferecer diferentes perspectivas que podem não ter sido consideradas no passado. Quando a equipe trabalha em conjunto, os problemas podem ser melhor resolvidos, e alguns problemas podem ser resolvidos antes mesmo de surgirem.