Tps para boas reuniões à distância
Apr 23, 2019
Dicas para boas reuniões à distância
Reuniões a distância economizam tempo e produzem resultados mais rápidos
Algumas das vantagens das reuniões à distância são:
• Reduzir ou eliminar custos de viagem
• Aumentar a eficiência da empresa - o tempo de viagem torna-se tempo de trabalho
• Reduzir os níveis de estresse entre os funcionários - equilíbrio entre trabalho e vida pessoal
• Simples e espontâneo
• Ambientalmente amigável
Dicas para boas teleconferências
Preparação (se estiver presidindo uma reunião)
Objetivo Tenha um propósito claro para a reunião e o que você espera dos participantes. É uma reunião de informação, discussão ou decisão?
• Pessoas certas. Convide as pessoas certas, pessoas que adicionam algo à reunião e obtêm algo dela.
• leituras necessárias. Envie as leituras necessárias aos participantes e um comentário pessoal a cada um dos participantes sobre o que se espera deles. Eles devem trazer certas informações para a reunião ou explicar algo em particular?
• agenda clara. Envie uma agenda e lista de participantes em tempo útil antes da reunião.
• Informar. Explique como participar da reunião (número de telefone e qualquer código PIN) ou se será feita uma chamada para o participante.
• Teste. Antes de liderar sua primeira reunião, faça algumas chamadas de teste e experimente as várias funções. Pode ser o caso que o seu painel de controle requer comandos especiais para tocar em várias partes - verifique com o seu gerente de telefonia.
• Documentação. Como a reunião será documentada? É uma boa ideia usar o recurso de gravação.
• Mantenha simples. Se a reunião for recorrente, adicione os participantes como um grupo no guia da conferência ou adicione contatos individuais à lista telefônica.
• Comece e termine no horário. Sempre inicie a reunião na hora marcada, mesmo que haja participantes ausentes.
(Planeje uma pequena pausa se a reunião precisar ser estendida).
• Acompanhamento e acompanhamento. Resuma, acompanhe e envie as anotações da reunião diretamente após a reunião. [Defina prazos e que todos saibam quem é responsável por quê].
Durante a reunião (se estiver presidindo uma reunião)
Apresentações Bem-vindo e apresente a todos. Isso faz com que a reunião comece bem e garante uma atmosfera inclusiva, mesmo para as pessoas que estão fora do local. Se a reunião não for muito grande (até 10 participantes), peça aos participantes que se apresentem rapidamente para ouvir a voz deles. Sempre tente criar uma atmosfera que dê às pessoas a sensação de estarem juntas, mesmo aquelas que participam de outros locais.
• Minutos. Tome notas ou nomeie uma secretária que possa levar alguns minutos e tenha acesso à gravação, se houver alguma.
• Agenda. A pessoa que lidera a reunião explica o assunto da reunião e quanto tempo ela será executada e fornece um breve resumo da agenda.
• Interrupções. Inicie a reunião explicando as regras básicas da reunião e o que pode ser perturbador.
Você não deve ler e-mails, navegar em seu Smartphone, trabalhar com outras tarefas, etc.
• Rompe. Se a reunião durar mais de 45 minutos, faça uma pausa para permitir que as pessoas estiquem as pernas por 10 a 15 minutos antes de continuar.
• Chegar a um acordo. Antes de passar para um novo item, verifique com os vários participantes se alguém quer dizer alguma coisa. Isso faz com que todos se sintam envolvidos.
• Dinâmico. Gerencie e considere a dinâmica no grupo. Certifique-se de que todos tenham voz no assunto discutido, lidem com os conflitos.
• Explicar. Se algo acontecer na sala (que poderia dar uma gargalhada), explique o que está acontecendo com qualquer um que esteja participando por telefone para garantir que todos se sintam incluídos.
• Tempo para perguntas. Reserve tempo para lidar com qualquer dúvida.
• nova reunião. Se houver assuntos que precisam ser seguidos, concorde com um horário para a próxima reunião.
Após a reunião (se estiver presidindo uma reunião)
Siga e siga em frente. Resuma, acompanhe e envie as anotações da reunião diretamente após a reunião. Defina prazos e que todos saibam quem é responsável por quê.
Para quem participa de uma reunião (em local remoto)
• Paz e tranquilidade. Tente encontrar um lugar mais quieto para se sentar.
• Estacione. Se você estiver participando do seu carro, estacione com segurança, por exemplo, em um estacionamento, antes de participar da reunião.
• Desligue o microfone. Se você estiver sentado em algum lugar com muito ruído de fundo, por exemplo, em um aeroporto ou em um carro ou café, desligue o microfone (mudo) quando não estiver falando.
• Esteja pronto em tempo de sobra. Certifique-se de que você está em tempo para que a reunião tenha a chance de conversar com outros participantes antes do início da reunião (da mesma forma que as pessoas em uma sala de conferências fariam).
• Apresente-se. Se você tem algo a dizer, certifique-se de que as pessoas reconhecem sua voz apresentando-se primeiro.
• Mantenha as pessoas informadas. Se você for desconectado (recepção ruim, etc.), ligue imediatamente e, em um momento conveniente, informe aos outros participantes que você esteve ausente por um tempo.
• foco. Concentre-se na reunião. Não leia e-mails ou faça outras coisas durante a reunião.
