5 dicas para uma melhor videoconferência Tenveo

À medida que as organizações buscam maneiras de reduzir os requisitos de tempo e o custo da viagem, a videoconferência surgiu como uma maneira importante de promover a comunicação e a colaboração. As dicas a seguir podem ajudar uma organização a fazer o melhor uso de seu equipamento de videoconferência.

1. PREPARE A SALA.

A sala de conferências não deve ter janelas - nem para o exterior nem para outras áreas interiores. Se isso for inevitável, evite apontar a câmera para qualquer janela. As persianas de pano para uso na câmera devem ser usadas para minimizar os problemas de iluminação e as distrações de fundo, bem como para melhorar a acústica.

A iluminação difusa é mais apropriada que a iluminação direta, pois a iluminação direta exibirá uma imagem inconsistente na tela. A sala deve ser pintada em tons neutros e livre de obras de arte ocupadas dentro do campo de visão da câmera. Paredes pintadas em uma paleta azul ou cinza, por exemplo, proporcionam um contraste agradável dos participantes.

2. Encontre a melhor localização da câmera e a altura da tela.

Em uma sala de conferência típica de uma tela, a câmera deve ser colocada acima da tela, perto do meio. Em um sistema de duas telas, a câmera fica melhor posicionada entre os monitores, próximo ao meio, para ajudar no contato visual. A tela deve ser instalada para que a parte inferior da imagem fique logo acima da altura da mesa de conferência, fazendo com que os participantes mais distantes pareçam mais com a mesma sala.

3. USE MICROFONES COM EFICIÊNCIA.

Os microfones de teto são ideais para uma grande sala de conferências. Os microfones de mesa, por outro lado, podem captar ruídos estranhos, como baralhar papel ou tocar com os dedos, e devem ser evitados. Uma boa regra geral é usar um microfone para cada dois participantes. Se o uso de apenas um microfone for inevitável, ele deverá ser colocado no meio da mesa, para que a voz de todos seja capturada igualmente.

Muitas salas de conferência têm mesas longas e estreitas que não são adequadas para videoconferência. O uso de uma mesa oval ajudará os participantes a encarar as telas sem precisar se inclinar. Além disso, cadeiras com encosto alto tendem a bloquear outros participantes; aqueles com lombar são uma escolha melhor.

Se apenas algumas pessoas estiverem participando de uma reunião, elas deverão se reunir, com a câmera ampliada para tornar todo mundo o maior possível na tela.

5. OTIMIZE A COLABORAÇÃO DE DADOS.

O compartilhamento de dados em um sistema de tela única é melhor gerenciado por meio de monitores na mesa. Alguns codecs permitem o compartilhamento de dados na mesma tela do vídeo, mas isso não é ideal porque o objetivo da videoconferência é ver os outros participantes. Um monitor secundário pode ser montado acima do primário, com a câmera os separando. Com essa configuração, quando os participantes digitalizam da videoconferência para os dados e retornam, seus olhares cruzam o plano da captura da câmera.

Em um sistema de duas telas, o vídeo deve ser exibido em uma tela enquanto os dados são compartilhados na outra.

Câmeras de documentos e quadros interativos devem ser colocados dentro do campo de visão da câmera. Dessa forma, se um participante estiver no quadro branco, por exemplo, ele ou ela poderá fazer uma apresentação e permanecer na cena.