7 dicas para conduzir uma videoconferência eficiente

7 dicas para conduzir uma videoconferência eficiente

As soluções de videoconferência oferecem uma oportunidade para fazer muito mais do que você poderia quando você estava confinado a conferências de áudio. Os sistemas de comunicações unificadas, como os encontrados nas soluções de TI da Saxons, abrem um novo mundo de interatividade para você, sua equipe, seus clientes e uma série de outras partes interessadas.

Quer ter certeza de que você está aproveitando todas as ferramentas disponíveis para você? Aqui estão sete dicas para realizar uma videoconferência eficiente.

Teste-o

Chegaremos ao conteúdo da sua videoconferência em breve, mas você precisa ter certeza de que o lado técnico da sua operação esteja pronto para rolar. Se você tiver tempo, teste o sistema antes de cada conferência que você tiver. Além disso, não adiar a obtenção de novos cabos ou a substituição de baterias e outros equipamentos de videoconferência. De repente, será hora de começar a conversar com um cliente importante e você ficará sem sorte.

Cuidado com o fundo

Se quiser acertar todos os seus pontos de verificação até o final da sua videoconferência, você não pode dar ao luxo de ter muitos soluços ao longo do caminho. Isso significa que você quer controlar o máximo possível do ambiente. Esteja consciente das janelas atrás de você que levam as áreas públicas a estarem fora do seu prédio ou ao redor do escritório. Ter que fechar as persianas no meio de uma conferência ou perder o foco da pessoa com a qual você está falando devido à atividade que está acontecendo atrás de você pode transformar seus tópicos importantes em pouco mais do que o ruído branco.

Criar um roteiro

Falando em pontos de verificação de videoconferência, planeje como você deseja que o tempo seja gasto para que você tenha certeza de que você chega a todos os pontos relevantes. Tente incluir tempo para coisas que não são negócios oficiais, como recuperar o atraso com o cliente, intervalos etc. Além disso, coloque cada seção com alguns minutos extras, caso algumas coisas aconteçam.

Envolva todos envolvidos

Não importa o tipo de reunião que você está tendo, apenas falar em alguém não é uma ótima estratégia. Quando você está realizando uma videoconferência, não se envolver os membros da conversa pode ser ainda mais perigoso, pois sua distância física daqueles do outro lado da chamada pode impedir que você obtenha sugestões físicas que possam ajudá-lo a perceber que outros são Perder o interesse. Tente continuar fazendo perguntas ou encorajando o envolvimento e comentários de outros na reunião. Desta forma, eles ficarão mais ocupados e você não terá que se preocupar com a falta de pontos-chave da sua reunião virtual.

Faça o trabalho duro de antemão

Conhecer o conteúdo da sua apresentação frente e verso lhe dará uma melhor chance de estar mais presente mentalmente na videoconferência. Em vez de escolher notas, você vai dar uma sensação de confiança. Essa confiança irá ajudá-lo a falar mais devagar e dar-lhe uma melhor chance de colocar questões sobre o assunto.

Cuidado com o botão mudo

Botão Mute

Um dos obstáculos mais comuns de uma videoconferência é que as pessoas tentam conversar umas nas outras, ou pelo menos pensar que é o caso. Se você acha que haverá um período de alguns minutos onde você não precisará falar, não tenha medo de acertar o botão mudo. Dessa forma, qualquer barulho de papel, limpeza da garganta e outros ruídos aleatórios não adiarão quem mais estiver falando. Se você precisa pular, tudo o que você precisa fazer é se soltar.

Mantenha contato visual

Além de ser uma cortesia comum diária na conversa, manter o contato visual durante a conferência na web ajuda a garantir que a mente de quem você está falando não vagará. Se seus olhos estiverem se espalhando por todo o lugar ou você estiver olhando outra coisa (Deus não permita que seja seu telefone!), A pessoa com quem você está falando vai se perguntar o que é importante o suficiente para roubar sua atenção. Isso pode levar a afinar ou, pior, ficar frustrado por estar desperdiçando seu tempo.

As soluções de videoconferência são uma excelente maneira de compartilhar informações e idéias com as várias partes interessadas envolvidas nas diferentes partes do seu negócio. Mas eles também podem ser um pouco de um campo minado. Tenha em mente essas dicas para se certificar de que está otimizando suas videoconferências. Pensar que o resto da sua equipe se beneficiaria de um curso intensivo na conferência na web e não deve fazer isso? Alugue uma sala de treinamento de saxões e leve uma tarde para divulgar algumas práticas recomendadas para sua organização.

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