Como evitar erros de adopção de comunicações de vídeo

É o pesadelo de todos os negócios: gastar tempo, dinheiro e recursos, implantando uma tecnologia que os funcionários simplesmente não usam. E embora o passado esteja cheio de tais exemplos - wikis internos e redes sociais, por exemplo - as ferramentas de videoconferência não precisam ser outro membro no cemitério do aplicativo.

De fato, o marketing de videoconferência de hoje está crescendo: os especialistas prevêem que ele poderia crescer para US $ 4 bilhões este ano, acima de apenas US $ 367 milhões em 2009. E não é surpresa, dada a força de trabalho dispersa de hoje: oitenta e sete por cento trabalham em equipes distribuídas, seja no país Ou internacionalmente, e metade da força de trabalho dos EUA mantém empregos compatíveis com o teletrabalho, de acordo com pesquisas.

À medida que mais empresas continuam a adotar ferramentas de videoconferência, garantir que você tenha os processos, as pessoas e a cultura apropriados é essencial para dirigir e apoiar a adoção contínua. Tenveo 'próprio Lily Zheng, diretor de implantação de parceiros e adoção, discute onde muitas empresas correm errado com a adoção, e oferece maneiras de garantir que você faça tudo certo a cada passo.

1. Sua cultura corporativa não suporta videoconferência. Como você conhece seu local de trabalho está maduro para o sucesso da videoconferência? A primeira indicação é um ambiente colaborativo - ou pelo menos, o desejo de se tornar mais colaborativo, diz Lily. Caso contrário, os esforços de adoção falharão: considere uma bandeira vermelha se a sua empresa estiver contaminada e não há sinal para mudar isso. Afinal, a videoconferência é mais benéfica para as organizações cuja força de trabalho está localizada em diferentes geografias, tem o desejo de se conectar melhor e quer ajudar a sua cultura a crescer.

2. Você não tem buy-in além da TI. Para implementar com sucesso uma solução de videoconferência, você precisa de buy-in de executivos envolvidos e gerenciamento de nível sênior, não apenas do departamento de TI, diz Lily. Se os executivos abraçam e apoiam a videoconferência, outros, em toda a organização, também. "Os funcionários aprendem com o exemplo", diz Lily. "Se você não tem buy-in do topo, isso nunca funcionará".

3. Sua infra-estrutura não pode suportar isso. Se a sua rede ou o WiFi não suportarem uma ferramenta de videoconferência, é obrigado a falhar, diz Lily. Infraestrutura insuficiente produzirá áudio e vídeo intermitente, resultando em usuários frustrados e adotando a adoção. Tenveo possui um processo de avaliação para garantir que sua rede esteja pronta.

4. Você não piloto o programa. Antes de um lançamento em toda a empresa, teste a ferramenta com pequenos grupos. Lily sugere pilotar isso com uma equipe que é tecnicamente experiente e entende os benefícios da ferramenta, e que não é tão tecnologicamente avançado. Isso permite que você compare a comparação em que seu pré-planejamento e processos foram bem sucedidos e onde eles precisam ser modificados antes de implantá-lo em uma escala maior.

5. Você não tem patrocínio ou evangelistas. Além de obter o buy-in dos executivos antes de implantar uma ferramenta, é essencial atribuir ao projeto um patrocinador cujo papel é exagerar enquanto o prepara para o horário nobre. "Você precisa de alguém para sair do seu caminho para falar sobre isso, não apenas com liderança seniores, mas também no nível diretor e gerente", diz Lily.

Os evangelistas internos geralmente surgem dos programas-piloto. Estas são pessoas dentro da organização que compartilham com seus colegas sua excitação e suporte para a ferramenta. "Às vezes você é mais provável que confie em seus colegas de trabalho para tentar algo novo quando eles defendem isso", diz ela.

6. Você não anuncia isso. A chave para conduzir a adoção é o acúmulo antes de lança, diz Lily. Este é um trabalho de marketing: Desenvolva materiais e comunicações que promovam a próxima nova ferramenta, detalhando o que é, por que está a ser lançado, como vai economizar o tempo dos funcionários e quando esperá-lo, diz ela.

7. Você não comunica seu lançamento. Quando a ferramenta está pronta para o horário nobre, não a lance silenciosamente, diz Lily. Envie um memorando interno aos funcionários que explique por que é emocionante, onde eles podem obter ajuda, como usá-lo e os objetivos da empresa.

8. Desconsidere métricas. A ferramenta foi lançada, mas o trabalho não acabou. Fique atento às métricas da ferramenta: monitore quantas pessoas se inscreveram e quantos se matricularam e realizaram sua primeira reunião. "Você pode ter 3.000 pessoas que se inscreveram, mas isso não é uma indicação de sucesso se eles realmente não usaram a ferramenta", diz Lily. Este é um bom indicador para o bom andamento da adoção.

9. Você ignora retardatários. Você pode achar que certas equipes ou dados demográficos de usuários não estão adotando a ferramenta ao mesmo ritmo que outros. O movimento errado é deixá-los em paz; Em vez disso, adapte uma declaração de benefício especificamente para eles que destaca os sucessos que seus colegas tiveram que encorajar sua adoção, diz Lily.

" Sempre haverá pessoas resistentes à mudança, mas a chave é fazer com que eles entendam por que essa ferramenta é benéfica para eles e sua vida cotidiana", diz ela. "Compartilhe exemplos de como seus pares chegaram a um acordo sobre um contrato mais rápido ou economizaram tempo e colaboraram melhor. Caso contrário, eles resistirão e aguardam que ele falhe para que eles possam voltar ao seu caminho de fazer coisas ".

10. Você negligencia após o lançamento. Novas ferramentas não devem estar fora de vista, fora da mente. Tão importante quanto a atenção que você paga antes e durante o seu lançamento é a sua consideração pela ferramenta após o seu lançamento. Isso pode incluir a realização de sessões contínuas de treinamento para funcionários, almoçar e aprender a responder perguntas e destacar novos recursos e concursos para incentivar a adoção.

" Apresente vitórias como," Seu peer acabou de salvar três semanas de tempo realizando reuniões de projetos usando o vídeo "e mantendo concursos para os funcionários que mais usam a ferramenta e recompensando-os com um preço", diz Lily. "É importante que as empresas façam continuamente essa parte de sua cultura para apoiar a adoção".

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