Etiqueta de reunião on-line

Tenho pelo menos uma reunião on-line por dia. É uma maneira ideal de ter uma primeira reunião ou qualificação antes de comprar um bilhete de avião. As reuniões on-line são um elemento-chave do gerenciamento efetivo do tempo. Seis são os mais que tive em um dia e nunca tive 6 reuniões no local em um dia, salvo uma feira comercial. Mas tornar suas reuniões on-line tão produtivas e profissionais quanto suas reuniões no local dependem não apenas da sua preparação, mas também da sua etiqueta. Esta publicação tratará suas reuniões on-line, onde você é o apresentador.

SEJA PREPARADO - Além de ter todas as informações que você precisa sobre o cliente, tenha todos os sites abertos para a página correta, qualquer garantia que você deseja mostrar, planilhas, powerpoints, etc. aberto, exibido no formato desejado E na fila. NÃO ESQUEÇA:

Feche seu software de e-mail ou desative os novos alertas de mensagens. E se um colega enviou um email para você "Você já se encontrou com esses idiotas?" Os idiotas não gostariam disso.

Feche a barra de marcadores. Ninguém precisa ver quais sites você visita. Se você estiver confortável ao operar seu navegador no modo de tela cheia, configure-o.

Coloque seu telefone no DND ou silencie o campainha, e não se esqueça do seu celular, iPad e qualquer outra coisa que faça barulho. (Evitar alimentos picantes para o almoço também é bom).

BE EARLY - Comece sua reunião pelo menos 5 minutos antes do início e tenha uma tela de boas-vindas de algum tipo (pode ser o slide do título do seu powerpoint) ou a página inicial do seu site. Personalizada, se possível, é melhor do que não. O que você não quer é que os participantes iniciem sessão e veja uma tela que diz "Esperando que a Anfitriã esteja se encontrando". Outro benefício disso é conversar com as chegadas antecipadas. Além de construir um relacionamento e estabelecer um tom amigável para sua reunião, você pode aprender algo útil sobre o grupo.

SEJA INTERATIVO - Isso pode soar como um grande "DUH", mas o único pior do que estar sentado em uma sala de conferências abafada, ouvindo alguém fazendo uma representação de Ben Stein, é ter que se sentar e olhar seu monitor e ouvir seu telefone ou fone de ouvido. Envolva o grupo fazendo perguntas, ou use o recurso Poll em seu software, se ele tiver uma votação. Quando um dos participantes fala, tome uma contagem de 2 batidas quando terminarem para se certificar de que estão concluídas. Você não quer ter um duelo "Não, você vá em frente".

BE TECH SAVVY - Alguns participantes podem não ter muita experiência com reuniões on-line, então fique certo de que você está conversando em problemas quando alguém diz que não pode ouvir ou ver algo. Ser capaz de levá-los rapidamente à reunião. Não só você economizará tempo, mas você criará confiança como especialista. OUTROS DICAS DE TECNOLOGIA

Use um fone de ouvido, seja USB ou outro plug-in. Discagem na conferência deixa você suscetível a qualquer tipo de interferência, conexão incorreta ou queda de chamadas. Telefone celular apenas em uma emergência DIRE! É fundamental que você pareça tão claro e forte como se estivesse no local. Você simplesmente não pode obter esse tipo de clareza em uma linha celular ou de telecomunicações.

Não tome notas usando seu teclado. Os participantes ouvirão você digitando e se perguntando com quem você está se comunicando. Vá LEGACY com uma almofada ou notebook e OMG uma caneta.

SEJA TIME-SENSITIVE / WRAP IT UP - Todos (esperançosamente incluindo você) têm outras coisas para fazer, então mantenha seu tempo allotted. Assista ao relógio na bandeja do sistema ou na parede e comece a chegar à linha de pancada pelo menos 10 minutos antes do final agendado da reunião. Isso lhe dará algum tempo para Q + A ou feedback. E se você terminar cedo, você terá pessoas agradecidas na outra extremidade. Se você pode ver todos os nomes no seu painel de controle da reunião, experimente "em torno do buzina" pelo nome para ver se alguém tem alguma dúvida e agradeça por participar.

VOCÊ USAR UMA CÂMERA? Se assim for, pegue um selfie para ver como seu estilo de fundo se parece. Parece profissional? Caso contrário, faça as coisas para que seus antecedentes se reflitam positivamente quando você estiver na câmera. (Eu tenho diplomas, placas e prêmios na parede atrás da minha cadeira.) Verifique se você está centrado no quadro e uma distância adequada da câmera, então você não corta a cabeça. Certifique-se, também, de que você está vestido adequadamente (o mesmo que se estivesse no local) da cintura para cima. Só você sabe que você tem shorts e flip flops fora do quadro.

Alguns desses podem parecer triviais, mas são as pequenas coisas que se destacam neste meio. As reuniões on-line são uma ferramenta fantástica e versátil. Mas você precisa dominá-lo para maximizar seus resultados.

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