Como evitar pesadelos de videoconferência

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A videoconferência é uma maneira eficaz e de baixo custo para manter contato com funcionários e clientes, mas há algumas dificuldades para evitar.

Independentemente do setor em que você esteja, provavelmente já experimentou pelo menos algumas chamadas de videoconferência. Embora essas chamadas exigem um pouco mais de equipamentos do que conferências de áudio, eles preenchem a necessidade de tempo presencial que não pode ser cumprido sem encontros pessoais. Na verdade, a popularidade da videoconferência explodiu nos últimos anos e isso é por vários motivos.

Primeiro, a videoconferência economiza tempo e dinheiro. De acordo com um estudo da PGi, as empresas que usam regularmente videoconferências acham um recuo de 30% no custo geral da viagem, que inclui tarifas de hotéis, passagens aéreas, combustível, táxi, aluguel de carros e estoques de alimentos. Além disso, a videoconferência pode levar a maior eficiência e produtividade. Outra vantagem da videoconferência é que traz uma sensação de união entre os funcionários dispersos que trabalham em telecomunicações ou trabalham em diferentes cidades. Às vezes, você só precisa de uma reunião cara a cara.

Mas a videoconferência vem também com seus desafios. Alguma vez você já participou de uma chamada tão mal organizada, ou teve tantos flubs de tecnologia, que sentiu como uma perda de tempo? A maioria das pessoas provavelmente tem. É por isso que é importante fazer tudo o que puder para evitar os seguintes pesadelos de videoconferência, seja você o anfitrião ou um participante.

Barulho de fundo. Um grande benefício da videoconferência é que ele permite que você trabalhe em qualquer lugar, mesmo em sua casa. Mas lembre-se, seu objetivo ainda é ser o mais profissional possível. Isso significa que você deve eliminar qualquer ruído estranho, incluindo cascas de cachorro e gritos de crianças. Fique em uma sala silenciosa sem distrações. Se você sabe que você terá uma chamada importante, mande as crianças para a avó e feche os cachorros em outro quarto.

Distracções não perturbadas. Não seja "essa pessoa" que se esquece de se mitigar quando conversa com os outros na sala, respondendo a outro telefonema ou, comendo, encomendando uma xícara de café. Se você precisa se afastar da chamada, mude-se, independentemente do motivo.

Conversas silenciadas. Por outro lado, não se esqueça de se soltar quando é sua vez de falar. Quem sabe quantos inúmeros minutos e horas se perderam em nossas vidas, graças ao muting acidental!

Conexão manchada. Não há nada mais irritante do que ser lançado uma chamada de vídeo. Não só falta parte da reunião, mas você desperdiça tempo e energia tentando voltar. Certifique-se de ter uma conexão de internet sólida de onde você estiver trabalhando e saiba como reiniciá-la se ela sair. Além disso, tenha uma fonte de backup para conexão, se possível; Por exemplo, se houver um aplicativo para o seu programa de videoconferência, instale-o em seu telefone inteligente e saiba como usá-lo, se necessário.

Estática ou interferência. Não é legal quando alguém perde todas as outras palavras que você diz (ou vice-versa). Às vezes, a tecnologia é apenas uma besta e não há como evitar isso. Mas uma maneira de diminuir a probabilidade de estática ou interferência é que todos os participantes silenciem seus telefones, a menos que estejam falando.

Falante desconhecido. Quando há várias pessoas na linha, pode ser difícil lembrar quem é quem. Mesmo que o programa que você está usando identifique você, indique seu nome e departamento antes de dizer algo importante. Isso ajudará aqueles que você não conhece bem orientado antes de dizer uma palavra.

Echo central. Às vezes, há um eco inexplicável em uma video-chamada. Se isso ocorrer, tente restringi-lo a uma pessoa específica ou peça a todos para rediscar. Se isso não resolver o problema, prepare-se com outra ponte ou linha para que as pessoas se juntem.

Além desses pesadelos de videoconferência, aqui estão algumas dicas sobre as melhores práticas ao preparar uma video chamada:

Se você está organizando uma reunião, certifique-se de que é realmente necessário. Quase todos nós desligamos de uma ligação e pensamos: "Bem, isso poderia ter sido realizado com um e-mail!" Ajude os participantes a manterem a tarefa com uma agenda clara e detalhada. Certifique-se de deixar o tempo no final para perguntas.

Esteja à vontade com a tecnologia de videoconferência antes do início da reunião. Não espere até cinco minutos antes de uma chamada começar a tentar iniciar sessão pela primeira vez. Se você é o anfitrião da reunião, execute um teste de antemão. Peça a um funcionário para se juntar à sua reunião de prática para que você possa obter o jeito de conceder acesso de compartilhamento de tela, muting e unmuting participantes, e muito mais.

Use muita iluminação. Não importa onde você esteja durante a reunião, o escritório, sua casa, etc., certifique-se de que há iluminação adequada para que outros possam ver seu rosto. Não permita que você seja retroiluminado ou seu rosto possa parecer escuro. Em vez disso, certifique-se de que a luz vem da sua frente ou do lado.

Certifique-se de que o fundo não é uma distração. Não é muito profissional ter uma pilha de roupa ou os brinquedos dos seus filhos espalhados atrás de você. Em vez disso, vá para simples e simples. Vista-se apropriadamente. Você ainda é um profissional, então, a menos que seja uma conferência de áudio, preste atenção ao seu cabelo, maquiagem e roupas. Especificamente, use cores silenciadas, neutras ou pastelarias; Sem listras, bolinhas, xadrez ou qualquer outra coisa que possa estar distraindo na tela. Mantenha sua webcam no nível dos olhos ou um pouco maior. Ângulos estranhos também são distraentes. Considere comprar um bom microfone, especialmente se você fizer muitas chamadas de vídeo. Um microfone USB externo é uma ótima escolha. Fique focado na ligação. Lembre-se, as pessoas podem vê-lo, então não tente várias tarefas durante sua videoconferência. Olhe para a câmera. Muitas pessoas olham para a própria imagem na tela, mas isso faz com que pareça (para todos os outros) como se estivesse olhando para baixo. Você não encontrará como profissional e direto como você quer ser. Lembre-se, a videoconferência é como qualquer tecnologia na medida em que existem muitos benefícios e desafios. Felizmente, muitos desses desafios podem ser evitados com um pouco de conhecimento, solução de problemas e paciência. Então, prepare-se e mergulhe com facilidade na próxima conferência de vídeo online. Luzes, câmera, ação!