Escolha a ferramenta de colaboração Online certo para a tarefa

Há infinitos benefícios para uma abordagem colaborativa na realização de objectivos. Colaboração aproveita a força de diversas perspectivas para transformar boas ideias em grandes. Também é uma maneira inteligente de estimular a camaradagem e construir relações de equipe, desde que o processo de colaboração incentiva as pessoas a unirem-se para chegar a um objetivo comum. Felizmente, tecnologia presenteou-nos com uma variedade de maneiras de se envolver em colaboração com as pessoas dentro e fora do escritório. No entanto, sabendo qual ferramenta usar quando pode ser complicada, por isso reunimos as três mais populares ferramentas de colaboração on-line de hoje, e melhor e benefícios explorados casos de uso para cada um.

Benefícios de colaboração de vídeo

Acessível e acessível: menos de uma década atrás, pessoas foram presas por sistemas legados videoconferência complicado e caro, que prometeram muito, mas eram difíceis de usar. Avanço rápido de hoje, e você pode obter uma unidade super elegante e fácil de usar, vídeo conferência (como Tenveo) com áudio e vídeo HD para um preço nominal, o que torna esta ferramenta tão indispensáveis quanto é onipresente.

Conexão: Colaboração de vídeo cria a conexão presencial entre os participantes que é imperativo para o sentimento como parte de uma equipe. Dado que o trabalho remoto é projetado para aumentar, o vídeo oferece uma maneira inestimável para construir e manter relações de colaboração pessoais e produtivas.

Redução do risco de falta de comunicação: mais do que qualquer outra ferramenta de colaboração modernos, vídeo elimina os riscos de falta de comunicação, permitindo que as pessoas ser visto, ouvido e compreendido. Além disso, os participantes podem interpretar expressões faciais e linguagem corporal do outro e responder apropriadamente.

Velocidade melhorada: Vídeo aumenta a velocidade de colaboração, habilitando as pessoas a se envolver nas trocas rápidas que acontecem naturalmente durante uma conversa ou sessão de brainstorming. Ele também elimina o tempo perdido digitando mensagens longas que poderiam se tornar discutível pontos pelo tempo hits entram.

Mostre e conte: Compartilhamento de documentos, imagens e muito mais através do compartilhamento de tela de vídeo é rápido e simples. Ele também permite que todos poderão estar na mesma página e rapidamente compreender exatamente o que significa a pessoa que partilha as informações.

Casos de uso: O vídeo é ideal para esforços colaborativos que se beneficiam da energia de entrada imediata da equipe, tais como: brainstorms; projeto revisões e atualizações; treinamento e educação; discussões gerais e em profundidade; análise da solução, etc.

Benefícios de colaboração de E-mail

Singular: O E-mail é melhor para colaborações individuais que não necessitam de interações face a face ou feedback imediato. Nunca é uma boa ideia para adicionar várias pessoas para uma colaboração de e-mail, porque o volume de respostas pode afogar as caixas de entrada do participante e levá-los a se perder na trilha de e-mail ou desistir de segui-lo por completo. Curiosamente, esta questão tivesse dado à luz a ideia de usar plataformas de mensagens em vez de e-mail, embora depois que a novidade de plataformas de mensagens se desgastou, as pessoas perceberam o e-mail ainda tinha um lugar válido em seu arsenal de ferramentas de colaboração on-line.

Sincronismo: Quando uma pessoa está em um fuso horário distante (ou seja, + /-12 horas de sua zona de tempo), e agendar uma colaboração vídeo revelou-se um desafio, então você pode querer tentar engajar-se em colaboração de e-mail. Ao tentar colaborar por e-mail, leve o tempo extra para descrever o processo para indivíduos, de modo que é fácil de entender e seguir, mas a comunicação breve. Por exemplo, dizer participantes em tão poucas palavras quanto possível, o que é, como você gostaria de receber respostas (ou seja, top três ideias), o objetivo da colaboração e-mail e datas que respostas são devidas.

Arquivamento: Muitas pessoas hoje usam seu e-mail como um armário para documentos colaborativos. Por exemplo, após uma colaboração de vídeo, pode ser útil para os membros da equipe para receber uma cópia dos documentos individuais, discutido durante a sessão.

Casos de uso: O Email é uma boa escolha para processos colaborativos que se beneficiam de informações por escrito, tais como comentários confidenciais; críticas de ideia; e outras formas breves e directas de colaboração.

Benefícios das mensagens de plataformas

Brevidade: Plataformas de mensagens como folga e Asana são mais utilizados para tipos curtos e informais de colaborações que são nem tempo sensível ou que necessitam de resposta imediata. Por causa da conveniência de postar mensagens, algumas pessoas realmente o propósito da ferramenta por postar muitas vezes, entrar em muito detalhe, etc. Se você estiver usando uma plataforma de mensagens para liderar uma colaboração rápida, certifique-se de monitorar mensagens e redirecionar as pessoas que se aventuram de bate-papo cheio de discussão para segurar esses pensamentos até que cada um pode encontrar cara a cara, pessoalmente ou através de vídeo.

Anonimato: Realização de esforços colaborativos que permitem que toda a gente a falar a sua mente sem medo de alienar os colegas de trabalho pode ser difícil, mas esta é uma área onde as plataformas de mensagens podem ser útil, em que os moderadores do canal podem permitir que as pessoas a apresentar respostas, perguntas e comentários anonimamente. Alguns colaboradores como usar plataformas de mensagens durante uma vídeo-conferência para votar ideias de cima ou para baixo.

Compartilhamento de arquivos: Plataformas de mensagens são ótimos para certificar-se de que todos os envolvidos em uma colaboração de equipe tem acesso a todos os documentos essenciais, tais como planilhas de imagens, PDFs, etc.

Casos de uso: Melhores casos de uso colaborativo para mensagens de plataformas que incluem o enquetes, perguntas, pesquisas, esclarecimentos, atualizações e outras informações rápidas que não exige uma discussão mais longa ou uma reunião.

Todos juntos agora

Agora que você sabe quais tipos de colaborações são melhor atendidos por quais ferramentas, sinta-se livre para misturar, combinar ou usar uma combinação de todos os três para sua próxima colaboração em equipe. Se você ainda não adicionou moderna videoconferência para seus esforços colaborativos, você deve isso a mesmo para dar Tenveo um turbilhão. Uma ferramenta de construção de equipe, aumento de produtividade, Tenveo é um dispositivo leve tudo-em-um vídeo-conferência que faz ficar junto com o pessoal e compartilhamento de telas e ideias uma experiência vívida e envolvente — cada vez. Dispondo de vídeo HD e áudio e uma lente grande angular que capta muito bem as nuances sutis (e extraordinariamente importantes) de comunicação, Tenveo é uma ferramenta que dá suas colaborações de equipe uma vantagem competitiva real.

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